KrachtWerkt BV, kantoorhoudende te (7573 AA) Oldenzaal aan de Beatrixstraat 2, KVK 75231689, hierna te noemen: “KrachtWerkt”.
KrachtWerkt is een (juridisch) adviesbureau op het gebied van preventie, verzuim, re-integratie en (dreigende) arbeidsconflicten. Zij werkt hierbij samen met medische en paramedische disciplines. Deze privacyverklaring is opgesteld om cliënten van KrachtWerkt te informeren over de wijze waarop omgegaan wordt met persoonsgegevens en welke rechten en plichten KrachtWerkt en haar cliënten hebben. De Functionaris voor de gegevensbescherming (FG) van KrachtWerkt is Maarten Elferink. Hij is te bereiken via het algemene telefoonnummer van KrachtWerkt ( 088- 501 43 02 ).

1: Waarom worden persoonsgegevens verzameld en verwerkt?

KrachtWerkt verzamelt en verwerkt persoonlijke informatie (NAW-gegevens, BSN, geboortedatum, geslacht en contactgegevens) en soms bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens/ medische informatie) van cliënten.

KrachtWerkt verwerkt deze persoonsgegevens met het doel:

  • Onze dienstverlening te kunnen (blijven) verrichten;
  • Cliënten te kunnen informeren over onze diensten en de daarmee samenhangende wijzigingen en updates;
  • Om contact op te nemen en te onderhouden naar aanleiding van ingediende terugbelverzoeken, ingestuurde berichten of andere communicatie;
  • Het beheren van crediteuren en debiteuren en zo nodig ondernemen van acties in dat kader.

2: Welke juridische grondslag heeft het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens?

KrachtWerkt verzamelt en verwerkt de gegevens van cliënten omdat:

A: het verzamelen en verwerken noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst met de cliënt en/ of het verlenen van haar diensten.

Als cliënten een overeenkomst met KrachtWerkt sluiten, mag van KrachtWerkt worden verwacht dat de dienstverlening voor de cliënt zo optimaal mogelijk is. Om de cliënt optimaal diensten te kunnen verlenen, is het noodzakelijk dat KrachtWerkt op de hoogte is van de persoonsgegevens en (soms) van de medische gegevens van de cliënt. KrachtWerkt helpt de cliënt immers bij het omgaan met medische beperkingen en met juridische procedures die direct te maken hebben met een medische beperking. Op deze manier kunnen werknemers van KrachtWerkt zich voorbereiden op behandelingen, rapporteren en kan gedegen (juridisch) advies worden gegeven.

B: Zij hier expliciete schriftelijke toestemming voor hebben gegeven.

Indien het verzamelen en verwerken van (medische) gegevens niet direct noodzakelijk is, kan KrachtWerkt haar cliënten vragen om een schriftelijke toestemming om (medische) persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken. Dit doet KrachtWerkt in dat geval om vooraf duidelijk te krijgen dat de cliënt zich bewust is van, en akkoord is met het opslaan van deze persoonsgegevens door KrachtWerkt. Daarnaast dient de schriftelijke toestemming om bij controle aan te tonen dat toestemming is verleend door de cliënt. De cliënt is niet verplicht toestemming te geven. Mocht de cliënt geen toestemming geven, dan heeft KrachtWerkt het recht om de cliënt geen diensten te verlenen. De toestemming kan door cliënten op elk moment worden ingetrokken. KrachtWerkt heeft dan het recht om de dienstverlening met onmiddellijke ingang te stoppen.

C: Gerechtvaardigd belang

Tevens worden persoonsgegevens verzamelt en verwerkt, omdat KrachtWerkt hier gerechtvaardigde belangen bij heeft. Dit heeft met name betrekking op het verlenen van haar diensten op een zo efficiënt mogelijke wijze en om de belangen van haar cliënten (werkgevers-werknemers) zo goed mogelijk te kunnen behartigen.

3: Met wie worden de persoonsgegevens gedeeld?

Wij verstrekken persoonsgegevens in beginsel niet aan derden, tenzij dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van onze dienstverlening en de daarmee samenhangende andere diensten, of indien het op verzoek van cliënt geschiedt dan wel wettelijk verplicht is.

KrachtWerkt deelt persoonsgegevens, behalve binnen de onderneming, en indien noodzakelijk met medische en paramedische behandelaars waarmee zij samenwerken in het kader van de behandeling/ re-integratie van cliënten.

In uitzonderingsgevallen kunnen leveranciers van softwaretoepassingen toegang krijgen tot de persoonsgegevens, maar alleen voor zover dit strikt noodzakelijk is voor het onderhoud en functioneren van onze software.

De partijen waarmee KrachtWerkt de gegevens deelt hebben een medisch beroepsgeheim of zijn middels een verwerkersovereenkomst met KrachtWerkt gebonden aan het veilig opslaan van de gegevens.

Persoonsgegevens worden nadrukkelijk niet gedeeld met andere organisaties buiten de EU of internationale organisaties.

4: Hoe worden de persoonsgegevens opgeslagen en hoe is de (elektronische) beveiliging van KrachtWerkt geregeld?

KrachtWerkt slaat de persoonsgegevens van cliënten op en verwerkt deze in het beveiligde MS-office 356 Cloudpakket. We maken binnen onze organisatie gebruik van Exchange E-mailservices van Microsoft office 365 Professional.
Daarnaast maakt KrachtWerkt gebruik van de software van Simplicate en Compucase voor het opslaan en verwerken van persoonsgegevens. De veiligheid en betrouwbaarheid van deze software wordt door voornoemde partijen op gedegen wijze gewaarborgd. Daarnaast zijn deze partijen middels een verwerkersovereenkomst met KrachtWerkt gebonden aan het veilig opslaan van de gegevens.
KrachtWerkt treft alle passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies en tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s van de verwerking en de aard, omvang en context van de te beschermen persoonsgegevens.

5: Hoe lang worden de persoonsgegevens bewaard?

KrachtWerkt bewaart de persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens worden verzameld, tenzij er een wettelijk langere bewaartermijn geldt op de persoonsgegevens op basis van een geldende wettelijke grondslag en deze persoonsgegevens ten behoeve van een nieuw doel langer verwerkt mogen worden.
De bewaartermijn kan per doel verschillen en is ook afhankelijk van de aard van de gegevens.
Dossiers worden – in afwijking van een eventueel geldende bewaartermijn – niet vernietigd in alle gevallen waarin rond het dossier een procedure wordt gevoerd of redelijkerwijs dreigt te gaan worden gevoerd.

Zodra er geen gebruik meer wordt gemaakt van de diensten van KrachtWerkt en er geen verplichtingen meer bestaan om de persoonsgegevens langer te bewaren, worden deze persoonsgegevens zo spoedig mogelijk verwijderd, dan wel geanonimiseerd op een zodanige wijze dat ze niet meer naar de cliënt herleidbaar zijn.

6: Maakt KrachtWerkt gebruik van geautomatiseerde besluitvorming?

KrachtWerkt maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering over de wijze waarover besluiten worden genomen.

7: Welke gegevens zijn verplicht om te verstrekken aan KrachtWerkt?

Indien KrachtWerkt diensten aanbiedt via zijn website en vraagt om gegevens van (potentiële) cliënten, kan KrachtWerkt verplicht in te vullen velden instellen. Wil een (potentiële) cliënt gebruik maken van de diensten via de website van KrachtWerkt, dan zijn zij verplicht de velden gemarkeerd met een “*” in te vullen.

8: Wat zijn de rechten van de cliënten?

A: De cliënt heeft recht om de opgeslagen persoonsgegevens in te zien. Op verzoek van cliënt worden de gegevens met de cliënt gedeeld.
B: De cliënt heeft het recht op rectificatie. Op verzoek van de cliënt worden de gegevens aangepast indien deze door KrachtWerkt onjuist of fout zijn verwerkt.
C: De cliënt heeft het recht op het indienen van een klacht. De cliënt kan een klacht over het opslaan of verwerken van persoonsgegevens indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
D: De cliënt heeft het recht op overdracht. Zodra de cliënt over wil stappen op een andere partij die soortgelijke diensten aan biedt, kan de cliënt verzoeken om zijn/haar persoonsgegevens over te dragen aan de nieuwe partij.
E: Recht op het stoppen van het gebruiken van de gegevens. Zodra de cliënt niet meer wil dat de persoonsgegevens bij KrachtWerkt worden gebruikt, kan de cliënt aan KrachtWerkt verzoeken om het gebruik van die persoonsgegevens te stoppen.
Bovengenoemde punten gelden voor zover de wettelijke regels dit toelaten.

Stel je vraag aan Marloes